Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz-Kendini yönetmek zaman kontrolünün en önemli koşuludur.
Zaman, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, yerine konması , satın alınması mümkün olmayan pahalı bir kaynaktır. Yabancı dildeki ‘Time is money’ zaman paradır ‘ deyimi ile atalarımızın ‘Vakit Nakittir’ sözü zamanın değerini ve önemini çok iyi vurgulamışlardır.
Her iş için bir zaman gereklidir. Verimlilik analizleri yapılırken kullanılan kriter genellikle zaman ölçeğidir. Birim makine saatte üretim, işçi saatinde üretim, birim enerji saatinde üretilen ürün gibi kriterlere zaman öylesine girmiştir ki hesaplar hep buna göre yapılır. Nedeni kıyas yapabilmek için kolaylıktır.
Zaman, objektif ve sübjektif zaman olarak ikiye ayrılmaktadır. Biri gerçek diğeri algılanan zamandır. Zaman bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.
Objektif (gerçek) zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Subjektif( algılanan) zaman ise ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.
‘Bazen bir saat bir ömür demek’ şarkı sözü ile ‘Sanki bir gün gibi geçti seneler’ şarkısındaki sözler sübjektif zaman algılama örnekleridir.
Zaman Tuzakları                   
Günlük yaşantımızdaki zaman tuzakları şöyle sıralanabilir,
Plansızlık,  Öncelikleri belirleyememek  ve  sıralayamamak, Ertelemek, Kendini gereğinden fazla işe adamak, Acelecilik,
Kırtasiyecilik, Gereksiz işler, Açık kapı politikası ( hayır diyememek), Gereksiz telefonlar, Gündemsiz ve verimsiz toplantılar, Kararsızlık, Yetki verememek, Dağınık masa ve büro düzeni.
Planlama yapılmadığı takdirde işler zamanında bitmez ve bunun sonucunda planlamaya da zaman kalmaz. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
Zaman yönetimi planlama ile başlar ve en önemli aşamadır.
Zaman yönetiminde önceliklerin belirlenmesi ve sıraya konulması önemlidir.
Öncelikleri bilmek ve sıraya koymak;
Hoşlandığımızı hoşlanmadığımızdan, Çabuk bitecek olanı uzun sürecek olandan, Kolay olanı zor olandan, Bildiğimizi bilmediğimizden, Başkalarının isteğini kendi seçtiğimizden önce yapmaya alışmışızdır.
Ertelemek: Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan, kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozabilecek, ve hatta hayatını kısaltacak her alanda başarıyı önleyen gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.
Kendini gereğinden fazla işe adamak; İşleri verimli bir şekilde yapabilmek için fiziksel olarak zinde olmalıdır. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal aktivitelere ayıracak zamanı yoktur. Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler, işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını yönetemezler.
Acelecilik; Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerim sürekli bir şeyler yapmak
zorunda hissederler. Bunlar ‘A tipi kişilik’ olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.
Kırtasiyecilik ve verimsiz çalışma; Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlatılmasına neden olur.
Rutin ve Gereksiz İşler; Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.
Gündemsiz ve verimsiz toplantılar: Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Gündemi belirlemeden yapılan toplantılar, normal süresini aşan ve amacına ulaşmayan toplantılar zamanın boşa tüketilmesidir.
Kararsızlık; Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu
gibi, moralsizliğe de yol açar.
Hayır diyememek: Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz kaliteniz zarar görecektir. Hayır demediğiniz sürece gereksiz meşgul edilecek ve zamanınızın boş yere harcanmasına da izin vermiş olacaksınız.
Dağınık Masa; Dağınık masa yorgunluk, verimsizlik, stres ve hakimiyet yoksunluğu, baş edememe korkusu oluşturur ve ayrıca yaşamınızı kısıtlar.
Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. Kendini yönetmek zaman kontrolünün en önemli koşuludur.
Zaman yönetimi konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamak gerekir.
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
1-  Düşük öncelikli iş ve aktiviteleri bırakmak
2-  Yaptığınız işte daha etkin olmak
3-  Bazı işleri devredeceğiniz başka kişiler bulmak              
 Zamanı iyi değerlendirmenin kazandıracakları;
   Kariyer planlaması    
Okumak, İletişim Dinlenme, Düşünme
Öncelik Sırasına Koymak,
•   Kesinlikle yapılmalı,
•   Yapılmalı,                            
•   Yapılırsa iyi olur,
sırasını belirleyerek başlamalıdır.               
Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz;
•   Karar, görecelik, zamanlama
•   Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçlan belirleyin.
•   Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin.
•   Haftalık ve günlük zamanı planlayın ve programlayın ,
•   Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın.
•   Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin.
•   Her işi yapamayacağınızı, meseleleri teker teker karşınıza almanızın gereğini düşünerek alternatifler geliştirin   
Etkili Zaman Yönetimi için öneriler:    
Gecikmelerle mücadele, bitirme tarihini saptamaları bağlar. Bu nedenle bitirme tarihini belirleyin.
•    ilk önce sıkıcı olan işi yapın. 
•    Ertelemeyin ! Şimdi yapın...          
•    İşleri küçük bölümlere ayırın,
•   Günlük yapılacaklar listesini önceliklere göre düzenleyin.
•    Sizi uyaracak biriyle anlaşın. Bir hikaye
Aşağıda okuyacağınız gerçek hikâye Kellog Business School'da (Northvvestern Üniversitesi) iş İdaresi master öğrencileri ile Zaman Yönetimi dersi profesörü arasında geçer: Profesör sınıfa girip karşısında duran dün-yanın en seçilmiş öğrencilerine kısa bir süre baktıktan sonra, ‘ Bu gün Zaman yönetimi konusunda deneyle karışık bir sınav yapacağız ‘ dedi. Kürsüye yürüdü, kürsünün altından kocaman bir kavanoz çıkarttı. Arkadan, kürsünün altından bir düzine yumruk büyüklüğünde taş aldı ve taşları büyük bir dikkatle kavanozun içine yerleştirme-ye başladı. Kavanozun daha başka taş almayacağına emin olduktan sonra öğrencilerine döndü ve ‘ Bu kavanoz doldu mu? ‘ diye sordu. Öğrenciler hep bir ağızdan ‘ Doldu’ diye cevapladılar.
Profesör ‘ Öyle mi? ‘ dedi ve kürsünün altına eğilerek bir kova mıcır çıkarttı. Mıcırı kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü. Sonra kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kez daha ‘ Bu kavanoz doldu mu? ‘ diye sordu. Bir öğrenci ‘ Dolmadı herhalde ‘ diye cevap verdi. ‘ Doğru ‘ dedi profesör ve gene kürsünün altına eğilerek bir kova kum aldı ve yavaş yavaş tüm kum taneleri taslarla mıcırların arasına nüfuz edene kadar döktü. Gene öğrencilerine döndü ve ‘ Su kavanoz doldu mu? ‘ diye sordu.
Tüm sınıftakiler bir ağızdan ‘ Hayır ‘ diye bağırdılar. ‘ Güzel’ dedi profesör ve kürsünün altına eğilerek bir sürahi su aldı ve kavanoz ağzına kadar doluncaya dek suyu boşalttı. Sonra öğrencilerine dönerek ‘ Bu deneyin amacı neydi ‘ diye sordu. Uyanık bir öğrenci hemen ‘ Zamanımız ne kadar dolu görünürse görünsün,  daha ayırabileceğimiz zamanımız mutlaka
vardır’ diye atladı. Hayır’ dedi profesör, ‘ bu deneyin esas anlatmak istediği’ Eğer büyük taşları bastan yerleştirmezsen küçükler girdikten sonra büyükleri hiç bir zaman kavanozun içine koyamazsın ‘ gerçeğidir ‘. Öğrenciler şaşkınlık içinde birbirlerine bakarken profesör devam etti: ‘ Nedir hayatınızdaki büyük taslar? Çocuklarınız, eşiniz, sevdikleriniz, arkadaşlarınız, eğitiminiz, hayâlleriniz, sağlığınız, bir eser yaratmak, başkalarına faydalı olmak, onlara bir şey öğretmek! Büyük taşlarınız belki bunlar dan birisi, belki bir kaçı, belki hepsi. Bu akşam uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve sizin büyük taşlarınız hangileridir iyi karar verin. Bilin ki büyük taşlarınızı kavanoza ilk olarak yerleştirmezseniz hiç bir zaman bir daha koyamazsınız, o zaman da ne kendinize, ne de çalıştığınız kuruma, ne de ülkenize faydalı olursunuz. Bu da iyi bir iş adamı, gerçekte de iyi bir adam olamayacağınızı gösterir ‘
Profesör, ders bittiği hâlde konuşmadan oturan s§İ sınıfta bırakarak çıktı.

DERLEYEN... (EDİTÖR)
İletişim:bilgi@sayginnlp.com