Etkili Zaman Yönetimi için Bürokratik Taktikler

İşletmelerde ve kurumlarda bürokrasi, en büyük zaman kayıplarına yol açan unsurlardan birisidir. Zaman yönetimi konusunda gelişmek isteyen işletmeler bazı bürokratik taktiklerden yararlanarak bir takım avantajlar elde edebilirler. Bu yazımızda zaman yönetiminde etkili olan bürokratik taktikler üzerinde duracağız. Keyifli okumalar.

Zaman Yönetimi için Bürokratik Taktikler

Bürokrasi, yönetimin uygulama aracıdır. Bürokrasi, yönetimin amacı değildir ve olmamalıdır. Verimli ve etkili zaman yönetimi ile ilgili bürokratik teknikler şunlardır:

Yazışmalar ve İmza Yönetimi

Yönetimde bürokratik iş ve işlemlerin başında, yazışmalar gelir. Zira yöneticilerin en çok zamanlarını alan bürokratik işlerden biridir yazışmalar. Birçok kuruluşta, maalesef, yazışma amaç olmuş ve “iş yapma” haline gelmiştir. Özellikle Türkiye’de yöneticiler yetki devrinde kıskanç ve astlarına güvensiz oldukları için, her evrak kendilerine havale ve imza için gelmektedir. Zaten yöneticilerin çoğunda her evraka imza atma, gelen her evrakı görme ve havale etme hastalığı vardır. Bu nedenle yöneticilerin vakitlerinin büyük bir bölümü, gereksiz evrak ve belgelerin imza etmek ve gelen her evrakı okuyup havale etmekle geçer. Oysa bu vakit öldürmektir ve yöneticinin görevi bu değildir. Çünkü yöneticilerin sekreterleri ve yardımcıları, rutin işlemleri ve önemsiz işleri yönetici adına yerine getirmek, yani yöneticiye yardımcı olmak için vardır.

Bürokratik taktikler haricinde yöneticilerin zaman yönetimi konusunda kendilerini geliştirebilecekleri başka bir takım yöntemler de vardır. Yöneticiler için zaman yönetimi yazımızı okuyarak bu konuda daha fazla bilgiye ulaşabilirsiniz.

Özellikle her evrakı imza etmek ve her evrakı havale etmek yöneticinin işsizliğinin ve beceriksizliğinin bir neticesidir. Yönetici böylece, gününü geçirmekte ve çok meşgul (iş yapar) görünmekte; ama geleceğe yönelik hiçbir iş yapmamakta, hiçbir sorun çözmemekte ve arkasında hiç bir eser bırakmadan gelip gitmektir. Çünkü yönetici vakti olduğu ölçüde düşünebilir ve iş yaptırabilir. Vakti olmayan bir yönetici geleceğe yönelik hiçbir iş yapmıyor demektir.

Zarf açmak, gelen her evrakı havale etmek ve giden her evrakı imza etmek yöneticinin işi değildir. Hata gelen evrakların alt kademelere havale etmek başta evrak şefinin görevidir. Yönetici sadece düşünen, verdiği kararlan imza eden önemli kişidir. Bu nedenle, yöneticinin attığı her imzanın bir ağırlığı, önemi ve değeri olmalıdır. Tek kelimeyle, yöneticinin imzası arşivlik olmalıdır, imhalık evrakları bırakın yardımcılarınız ve astlarınız imzalasınlar. Memurun karısının ya da çocuğunun doktora şevki için imza atmak yönetici için çok mu önemlidir? Bırakın o sevk kağıdını da şef imzalasın (emekli sandığından şef imzasıyla gelen yazıya, genel müdür imzasıyla cevap vermek doğru mudur?..)

Yöneticiler daha çok, önemli yazıları üst makamlara sunulan yazıları, bütün teşkilata gönderilen genel talimatları ve ilke kararlarını imzalamalıdırlar. İmza için de ya her sabah ya da her akşam mesai sonunda bir zaman seçmelidir. Zorunlu olmadıkça, herkes içeriye bir imza kartonuyla girip evrak imzalatmamalıdır.

Yöneticinin imzası, biçim olarak daima kişiliğini temsil etmeli, adını ve soy adını ifade etmelidir. Çünkü “imza, ad ve soy adın elle yazılması” demektir. En uygun imza şekli, adın baş harfiyle soyadının ‘elle ve okunabilecek şekilde yazılmasıdır. İmza, daima ismin üst kısmına atılmalıdır. İki imzalı yazılarda, üst sol başta imza atılmalıdır. Unvan, ismin altında olmalıdır.

Dosyalama Sistemi ve Yönetimi

Yöneticilerin zamanını alan ve en çok gerekli olan bir sistemde dosyalamadır. Yönetici, özellikle bir misafiri (iş ziyaretçisi) yanında, acele bir dosya ister ve dakikalarca dosyanın gelmesini bekler ve ikide bir ikaz eder, “çabuk olun! Nerede kaldı bu dosya” der. Hem ziyaretçi ve yönetici boşuna zaman kaybederler ve hem de strese girerler. Tabi bu arada başka konularda da sohbet ederler, vakit geçirmek için. Aslında yönetici ziyaretçisinin bir an önce çıkıp gitmesini istemektedir ve onun için acele etmektedir. İşte bu basit sorun dahi, o kuruluşta iyi düzenli ve pratik bir “dosyalama sistemi” nin olmadığını göstermektedir. Dosyalar, şüphesiz arandığında bulunmak için tutulur. Ama dosyalamanın iyi yapılabilmesi için kolay ve kullanışlı bir şekilde planlanmış olması gereklidir.

Etkili zaman yönetimi açısından yöneticilerin bilmesi gereken bir takım stratejiler de bulunmaktadır. Yöneticiler için zaman yönetimi stratejileri yazımızı okuyarak bu konuda daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Kuruluşun özelliğine göre, yapılan yazışmaların kuruluşlara ya da alfabetik olarak şahıslara, ya da yerlere (ülke, bölge, il, ilçelere veya birimlere/şubelere) veya tarihlere göre; süreklilik taşıyan esas konularında konu adlarına göre kodlanarak planlanması dosyalanması gerekmektedir. Ayrıca, kuruluşta uygulanan dosyalama sistem, her yerde aynı sistem içinde ve her memur tarafından aynı şekilde tatbik edilmesi gerekir. Dosyalama sistemi hiçbir şekilde karmaşık ve mevcut personelin varlığına bağlı olmamalıdır. Çünkü dosya, yönetimi hazinesi ve yöneticinin belleğidir.

Ajanda Kullanımı ve Notların Yönetimi

Günlük rutin iş ve işlemlerden önemli fikir ve düşüncelere kadar birçok şeyin her an kaydedildiği ve muhafaza edildiği ajanda, cep günlüğü ve masa takvimi de zaman yönetimi açısından çok yararlı yardımcı araçlardır. Şüphesiz bütün yöneticiler, ceplerinde, üzerine not alınmış kağıtlar taşır. Öyle ki, bu kağıtlar dairesinde masasının çekmecesinde ve evinde komedinin üstünde dahi birikir.

Bu nedenle, gelecekte tekrar yararlanacağınız bilgileri ya bir cep, ya da bir masa günlüğüne kaydetmelisiniz. Gerektiğinde bu bilgiyi hemen arayıp bulabilirsiniz. Aksi halde unutursunuz. Onun için, her yöneticinin daima yanında taşıdığı bir “akıl defteri” olmalıdır. Özellikle acil ve önemli işler küçük kağıda not edilerek masadaki stilaforun (dolma kalem) tepesine geçirilerek göz önünde bulundurulmalı ve ya yapışkan Post-it kullanılmalıdır.