Categories: Zaman Yönetimi

İş Hayatında Başarı için Kişisel Zaman Yönetiminin Önemi

Kişisel zaman yönetimi iş hayatınızı planlamanız ve hedeflerinize ulaşabilmeniz için son derece önemlidir. Ancak çoğu insan iş hayatında zaman yönetimi sorunu yaşar. Bu yazımızda çalışma hayatında kişisel zaman yönetiminin nasıl olması gerektiği üzerinde duracağız fakat öncesinde kişisel zaman kavramını kısaca inceleyelim.

Kişisel Zaman

Zaman, günümüzün hızla akan yaşamı içinde hepimizin en büyük sorunu… Günleri yirmi dört saatin üzerine çıkaramayacağımıza göre, akıp giden zamanı daha organize ve daha verimli bir şekilde kullanmaya çalışmaktan başka yapabileceğimiz bir şey yok. Sürekli olarak kendimizi daha organize bir hâle getirmemiz gerektiğinden söz ederiz; ancak yoğun is temposunun ve bitmeyen koşuşturmaların arasında bunu nasıl yapabileceğimizi, ya da nereden başlayabileceğimizi bir türlü kestiremeyiz. Oysa zaman yönetimi artık hepimiz için bir gereklilik olmuştur ve bir şekilde kendimizi zamanı daha düzenli kullanır hale getirmemiz gerekmektedir.

Zamanımızı Nelere Harcıyoruz?

Yetmiş iki yıl yaşayan sıradan bir insanın zamanını nasıl geçirdiğini hesaplamış:

Yirmi bir yıl uyuyarak
On dört yıl çalışarak
Yedi yıl kişisel bakım faaliyetleri ile uğraşarak
Altı yıl yemek yiyerek
Altı yıl seyahat ederek
Beş yıl kuyrukta bekleyerek
Dört yıl öğrenerek
Üç yıl toplantılara katılarak
İki yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak
Bir yıl kayıp eşyaları arayarak
Üç yıl diğer faaliyetler

Kişisel zamanı doğru planlayabilmek her açıdan çok önemlidir. Kişisel zamanınızı planlarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini merak ediyorsanız sayginnlp.com/kisisel-zamanimizi-planlarken-nelere-dikkat-etmemiz-gerekir/ yazımızı okuyabilirsiniz.

İş Hayatında Zaman Yönetiminin Püf Noktaları

Çalışma Ortamının Düzenlenmesi

Tüm bunları göz önüne alarak, çalışma süremiz içinde başarıya ulaşmayı beklersek, bunu yapmak için çok az zamanımızın olduğunu görebiliriz. Tüm zamanımızın beşte birinden daha az.. Eğer odanızda bir kağıt denizinin içinde boğulmak üzereyseniz… Dahası, bilgisayarınız masanızın üzerindeki kağıt sayısını azaltacağı yerde çoğaltıyorsa, ya da elinize geçen kağıtları bir daha ihtiyacınız olacağı düşüncesiyle atamıyorsanız, çok ciddi sorunlarınız var demektir.

Dağınık bir çalışma ortamının size kaybettirdiği zamanı tahmin edebilmeniz pek de güç değildir. Ancak asıl ele alınması gereken nokta, dağınık bir ortamın insanın işine yoğunlaşmasını engellemesi ve bu yoğunlaşma sonunda da çok önemli bir zaman kaybının ortaya çıkmasıdır. Öyleyse yapılması gereken işlerin başında düzenli bir çalışma ortamının sağlanması gelmektedir. Ortalıkta bulunan gereksiz kağıtları yok etmekle işe başlayın. Bu işi yaparken şu sorulardan yararlanabilirsiniz:

Elinizdeki kağıdın başka bir kopyası var mı?
Ne zamandan kalmış?.. Üzerinde yazılı olan şeylerin geçerliği halen daha sürüyor mu?
Bu kağıda gerçekten ihtiyacınız var mı, yoksa yalnızca saklamak istediğiniz için mi saklıyorsunuz?
Kağıdın üzerinde yazan bilgiye ne sıklıkla ihtiyacınız olacak?
Kağıdın üzerindeki bilgiyi edinebileceğiniz kişiler etrafınızda mevcut mu?
Üzerinde yer alan bilgi bir yerlerde kayıtlı mı?

Bu sorulara alacağınız yanıtlara göre o kağıdı yok edin…. Ancak;

Eğer tek kopyaysa,
Bilgiyi bir kez daha elde etmek zor olacaksa,
Kısa bir zaman içinde bu kağıtta yazılı olanlara ihtiyacınız olacaksa,
Kanunen kağıdı saklamanız gerekiyorsa,
Eğer üzerinde yazılı olanlar bir projenin parçasıysa, o kağıdı saklamaya devam etmenizi tavsiye ederiz.

Ancak tabi ki kağıtları saklarken belirli bir dosyalama yöntemi kullanmalısınız. Ayrıca, yukarıda sıraladığımız soruları masanıza gelen her kağıt için sormalı ve saklayıp saklamama kararınızı bu doğrultuda vermelisiniz.

Çalışma alanınızın düzenlenmesi yalnızca kağıtlarla sınırlı değildir. Çevrenizde bulunan eşyaları ve çalışma araçlarınızı da en faydalı çalışma alanını yaratacak şekilde düzenlemelisiniz. Bütün bu noktaları dikkatli bir şekilde yerine getirmeyi başardıktan sonra, diğer etkenlere de göz atmanın sırası gelmiş demektir. Zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanabilmek için, zamanınızı çalan faktörleri bulmalı ve bunları hayatınızdan çıkarmaya çalışmalısınız.

İşte bu karmaşa içinde hepimiz sürekli olarak işlerimizin yoğunluğundan ve zamanın kısıtlılığından şikayet edip dururuz. Bitirmemiz gereken işler, teslim etmemiz gereken projeler, bunların yanında da her gün yapmamız gereken bazı rutinler vardır.

Zaman yönetimi bize boşa geçen anlarımızı kazandırmayı ve bu yoğun tempoya ayak uydurmamızı sağlamayı amaçlar. Zamanı düzenli ve sistematik bir şekilde kullanabilmek, önemli işlere daha çok vakit ayırabilmek için rutin işleri daha az zamanda bitirebilmek, dahası iş dışında tüm hayatımızı ayni düzen içinde sürmektir.

Çalışma Hayatında Kişisel Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Kişisel Zaman Yönetimi için Neler Yapılmalı?

Zaman yönetimi ve kişisel verim konusunda yirmi yıldır çalışan Dr. Donald Wetmore’un zaman yönetimine başlamak için ilk sekiz kuralı şöyle:

Dokümanlarınıza düzenleyin. Artık çoğumuz kağıt karmaşası içinde boğuluyor olmasak da, bilgisayarlarımızın “Belgelerim” bölümünde ya da “masa üstünde” birçok gereksiz doküman dağınık bir şekilde duruyor mutlaka. Sıklıkla kullandığınız metinleri ya da bilgileri kolay erişilebilir bir yerde ve düzenli bir şekilde tutmalısınız.
Tek bir takviminiz olsun. İnsanların farklı farklı yapılacaklar istekleri, ajandaları, aynalarının, buzdolaplarının, panolarının üzerinde not kağıtları vardır. Bunlarla başa çıkmak çok zordur, bu yüzden iş hayatınız için bir adet, özel hayatınız için bir adet olmak-üzere, toplam en fazla iki adet takviminiz olmalı.
Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Dağınık insanlar zamanlarının büyük bir kısmını aradıklarını bulmakla ya da dikkatlerini dağıtan nesnelerle uğraşmakla geçirir. Üst düzey yöneticilerin odasına girerseniz, tertemiz bir masada çalıştıklarını görürsünüz; bunu başarılı olmalarının sebeplerinden biri sayabilirsiniz.
Her zaman yeteri araç gereciniz olsun. Kalem, kağıt, ataç, zarf ya da sürekli olarak kullandığınız ofis gereçlerini arayarak vakit kaybetmeyin, her zaman ihtiyacınız olan gereçlerden yeterli sayıda bulundurun.
Fiziksel ortamınızı çalışabilir bir hale getirin. Faks makinesini, dosyalarınızı, masanızın üzerindeki gereçlerinizi düzenleyin. Sürekli olarak kullandıklarınızı elinizin altına, kullanmadıklarınızı ise gözünüzün görmeyeceği bir yere koyun.
Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle çok seyahat ediyorsanız, ya da sürekli ofis dışındaysanız, çantanızı özenle hazırlamalısınız. Gideceğiniz yerde kullanacağınız eşyaların yanında, gerekli olabilecek şeyleri taşımakta da fayda var. Hesap makinesi, cep haritası, kalem, zart, not kağıtların, pul vs… neye ihtiyacınız olabilirse. Ve trafikte sıkışıp kalma ihtimaliniz için üzerinde çalışabileceğiniz ya da okuyabileceğiniz bir şeyler bulundurmakta fayda var.
Programlarınızı aksatmayın. İşiniz yüzünden sürekli olarak kendinizle, arabanızla, evinizle ilgili kontrolleri ihmal etmeyin, daha sonra başınıza çok daha büyük işler açılabileceğini unutmayın. Şimdilik ertelenecek işler gibi görünse de, sonunda birikerek baş edilemeyecek hale gelebilirler.
Kontak isimlerinizi listeleyin. Gelecekte de işinize yarayacağını düşünerek iletişim ağınıza önem verin.
Kontak isimlerin listesini ve ulaşabileceğiniz numaraları düzenleyin.

Unutmayın ki.. Zaman bazılarının düşündüğü gibi saatlere bölünmüş sabit bir yapı değildir. Ortalama yetmiş yıl ömrümüz olduğu varsayıldığında, 22.075.200.000 saniyemiz var demektir… Bir saniyenin ne kadar hızlı geçtiğini gözünüzün önüne getirin… İlk başta verdiğimiz sayı size fazla büyük gelmesin… Sonuçta, harcadığınız her saniyeyi bu rakamdan düşüyorsunuz!..

Değişimin özü, temel değişkenidir zaman… Bir saniye önceki siz ile bir saniye sonraki siz arasında küçük ama önemli bir fark var: Aynı kişi değilsiniz… En azından kalan ömrünüz bir saniye azaldı. Kuşkusuz burada amacımız saatin karşısına geçip her geçen saniye yaşamınızın avucunuzun içinden nasıl kayıp gittiğini seyretmenizi sağlamak değil, tam tersine, her geçen saniyenin yaşamınızın çok önemli ve geri getirilemez, yenilenemez bir parçası olduğunu vurgulamak..

Evet, maddi varlığımız ne olursa olsun, en azından ortalama olarak zaman sermayesinde eşitiz: Hepimizin kullanacağı zaman birbirine çok yakın… Düşünün ki bir kumarhaneye giriyorsunuz, elinize bazı boncuklar verilmiş; her birinin üzerinde belirli rakamlar var ve sonu “saniye”yle bitiyor… Yine düşünün, bu kumarhaneye üzerinde kürklü kişilerle birlikte yırtık pırtık elbiseli kişiler de girebiliyor: Dünya kumarhanesine hoş geldiniz!..

Harcadığımız her saniye yaşamımızın bir bölümünü bizden alıyorsa, çok dikkatli kullanmalıyız onu.. Ama önce onun değerinin farkına varmamız lazım… Şimdi kendimizle yüzleşelim: Zamanın en önemli hazinemiz olduğunun farkında mıyız? Yoksa “geçip gidiyor işte, her nasılsa…” mi diyoruz?..

Diyelim ki farkındayız, onu daha iyi kullanmak için ne yapıyoruz? Lütfen “zaman yönetimi” seminerlerinde sözü edilen ilkelerden söz etmeyin… Benim dediğim daha derin bir konu… Bu seminerlerde belirtilen yöntemlerle zamanımız daha etkin kullanabiliriz. Ama neye göre?.. Bazı işleri belirlenen süreden önce yapmak, gerçek anlamda zamanımızı yönetmek anlamına gelir mi? Dahası, zaman kazandıran tekniklerle belirli bir ölçüde zaman mi kazanmış oluruz, yoksa zamanımızı “yönetmiş” mi?..

Zamanın etkin kullanımı, yaşamımızla ilgili önceliklerin belirlenmesi sürecidir.. Nereden mi biliyoruz?.. “Zaman yönetimi” yle ilgili yazılan kaynaklardan… Bu tür kaynaklarda hep önceliklerden söz edilir… Doğrudur, işe ayırdığımız zamanı etkin kullanmak için işle ilgili önceliklerimizi belirlemek durumundayız… Peki, tüm ya yanımızla ilgili zamanı kullanırken bu temel ilkeyi, yani önceliklerimizi göz önünde bulunduramaz mıyız? Neden aksini düşünelim? Tabii ki..

Zamanımızı etkin kullanmak, öncelikler sorunudur. Önceliklerimiz ise yaşamsal hedeflerimize göre değişir. Eğer ne için yaşadığımızın bir anlamı yoksa, zamanımızı etkin kullanmanın da bir anlamı yoktur… Burada ister istemez yaşam felsefesine geliyorum: Biz kimiz ve amacımız ne? Ancak bu soruya kendimizce önemli olan kıstaslara göre doğru cevap verdiğimiz ölçüde zamanı etkin kullanmak bizim için önem taşıyacak..

Önceliklerinizi Belirleyin

Yoksa geçip gidecek, her nasılsa… Şimdi bu sözünü ettiğimiz önceliklere bir bakalım…

Kişisel zamanınızı nasıl kontrol edersiniz? Zaman eşsiz bir kaynaktır. Herkes, her gün eşit zamana sahiptir. Zaman biriktirilemez. Başlatıp durduramazsınız. Yerini hiç bir şeyle dolduramazsınız.

Zaman yönetimi, diğer kaynakların yönetiminde olduğu gibi, analizlerden ve planlamadan yararlanmayı gerektirir. Aşağıda zamanınızı daha etkin kullanabilmeniz ve yapacağınız çalışmalardan üstün bir verim alabilmeniz için konuyu belirli başlıklarda incelemeyi uygun gördük. Lütfen bütün yazılanları dikkatlice uygulayın. Göreceksiniz ki hayatınızı belirli alanlarda disipline almak size başarıyı götürecektir.

EN İYİ ZAMAN: Günlük planınızı yaparken, enerji konjonktürünüzün aklınızda olması iyi fikirdir. Bazı insanların en iyi zamanları sabahın erken saatleridir. Bazılarınınsa öğleden sonradır. Mümkün olduğunca, günlük programınızı en iyi zamanınıza denk gelecek şekilde planlamaya çalışın. Her zaman kontrolü sağlayamazsınız. Fakat konsantrasyon ve düşünce gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini de göz önünde bulundurmalısınız. Eğer en iyi zamanınız sabahsa, daha az önemli olan işlerinizi öğleden sonraya bırakın.

Oğuz Bal