Categories: İş DünyasıZaman Yönetimi

İşletmelerde Zaman Tuzakları Nelerdir?

İşletmelerde zaman tuzakları çoğu zaman verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir. Bir işletmede zaman yönetimini sağlayabilmek ise yöneticilerin görevidir. Bu konuda ilk tavsiyemiz işletme yöneticilerinin zaman yönetimi eğitimi almış olmaları ve zaman tuzaklarının farkında olmaları olmalıdır.

İşletmelerde Zaman Yönetimi Neden Önemli?

İşletmeler ve onların yöneticileri hizmet sundukları kişi veya grupların isteklerini tatmin edici cevaplar verdikleri takdirde başarılı olarak görebilirler. Bu bağlamda, şirketlerin amaçlarına erişebilmelerinin çevrelerine sundukları hizmetlerde kullandıkları kaynaklar kullanma şeklinin belirleyicisi olan “zaman yönetimi” ile sıkı bir ilişkisi olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır ve bu sonucu doğrulayacak bilgiler mevcuttur.

Buna göre şirketin etkililiği ve verimliliği, onların yönetilmesini gerçekleştiren yöneticilerinin zaman yönetimi‘ndeki başarısıyla ilişkili olduğundan dolayı, yöneticilerin etkinliklerini arttırabilmek için sunulan stratejilerden azami ölçüde faydalanmaları hem kendi başarıları, hem de içinde bulundukları örgütün amaçlarına düzenli bir şekilde ulaşabilmeleri için bir gereklilik arz etmektedir.

Yöneticilerin hem kişisel başarısı hem de çalıştıkları işletmelerin başarısı için zaman yönetimi konusunda kendilerini geliştirmeleri son derece önemlidir. Kişisel zaman yönetiminin önemi yazımızı okuyarak daha fazla bilgiye ulaşabilirsiniz.

Yöneticilerin Dikkat Etmesi Gereken Zaman Tuzakları

Öncelikler: Eğitim, planlama, sistem oluşturma, ilişki kurup sürdürmek, görev vermek, insanların hedeflerini belirlemelerini sağlamak.
Ertelemek: “Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum?”, “Bu iş çok güç karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum?”, “Bu iş hiç hoşlanmayacağım şeyler yapmama neden olacak”, “Kendimi iyi hissetmiyorum, yeterli enerjim yok”, “İşe motive olmakta zorlanıyorum, kolay kolay bitiremeyeceğim” demek..
Çalışma Masası: Her gelen belgeyle başa çıkmak, her şeyi masanın üzerine koymak, teknolojik alet ve araç gereçten yeteri kadar yararlanamamak, dosyalama sisteminin yetersizliği, yetersiz destek.
Kesintiler: Açık plan bürolar, sinyal sistemleri, öğüt alıp vermek, kişisel başarısızlıklar.
Okumak: Hızlı ve anlayarak okuyamamak, okumayı planlayamamak, bütün metinleri önceden incelememek (gazete), konsantre olamamak, geriye bakmak, gözleri yavaş hareket ettirmek, yazıları bir bütün olarak okuyamamak.
Bellek: Okuma becerisinin yetersizliği, konsantrasyon bozukluğu, unutkanlık, öğrenme ve hatırlama güçlüğü.
Çalışma Saatleri: Tembelliği sevmek, “hayır” diyememek, kötü zamanlama.
Yolculuk-Seyahat: Stres ya da fırsat kaynağı (tren+okumak), servisler.
Toplantılar: Gündem oluşturmamak, konuyla ilgili Yazılı belgeleri önceden dağıtmamak, katılımcıların hazırlıklı olmamaları, toplantı başkanının olmaması, başlangıç ve bitiş zamanının önceden belirlenmemesi, duyuru sayfa ve tabelalarının olmaması, araların bulunmaması, tutanakların tutulmaması.
İletişim: Gereğinden uzun raporlar, sıkıcı söylevler, fazla konuşmak, basit sorular sormaktan çekinmek, biliyormuş gibi davranmak, dinlememek, ön yargılı davranmak, geri bildirimde direnmek, dostça ilişkiler kurmamak.
Görev vermek: İnsanlara güvenmemek, kontrolü elinde tutmak, insanların gelişimini engellemek, sevilme ve beğenilme isteği, gösteriş yapma, danışmaktan çekinmek, zaman alıcı patronlar, yüzleşmekten çekinmek.
Patronlar: Dinlemeyen, gereğinden az (her şeyi bana soracaksın) ya da fazla (bildiğin gibi yap) yetkilendirme, iyi olup olmadığımızı söylemeyenler, hedefleri belirlemeyenler.
Kendimizce: Plan ve program yapmamak, yetersiz sistemlerden yararlanmak, işleri ucu ucuna yetiştirmek, kendimize güvenmemek, kendimizi suçlu hissetmek.
Müşteriler: Gereğinden fazla mükemmeliyetçi / kaliteci olmak, müşteri gereksinimlerini yerinde ve zamanında tespit edememek, müşteri memnuniyetini iyi saptayamamak, müşteri şikayetlerini iyi yorumlayamamak, insanların ihtiyaçlarını öncelik sırasına koyamamak, hizmetleri fazlaca standartlaştırmak, kilit müşterilerle iyi ilişkiler kuramamak.
Stres ve Sağlık: Büyük ve önemli değişiklikler, aileye yeni katılımlar/ayrılmalar, fazla sorumluluk yüklenmek, ritim bozukluklar, gürültü, konsantrasyon eksikliği ahlaka aykırı işler yapmak.
Stres Belirtileri ve Tedavisi: Gerilmeler, uykusuzluk, yüksek tansiyon, ağrı ve kramplar, gevşeyememe, konsantre olamamak, düşünmekte ve hatırlamakta güçlükler çekmek. İletişim (dertleşme), egzersizler, yatıştırıcılar ve bazen de alkol.